Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности и назначение командировочного удостоверения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.
Действия сотрудника после командировки
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?
Согласно п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:
1) суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути);
2) расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или ГСМ);
3) расходы по съему жилья.
Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования.
Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п.
Однако, если работодатель желает отнести в дальнейшем эти расходы на вычет по КПН, следует знать, что существуют ограничения по сумме суточных, которую можно относить на вычет.
Так, если командировка в пределах Казахстана, то на вычет можно отнести не более 6 МРП за каждые сутки. Если командировка зарубежная – не более 8 МРП в сутки (пп.2 п.2 ст.319 НК РК).
После 17 января: стало известно, будет ли новая мобилизация в России в 2023 году — самые свежие новости о второй волне
Управление разведки Министерства обороны Украины сделало заявление о том, что в России готовится полная мобилизация, а пройдет она после 17 января. Причем, в этот раз власти планируют набрать намного больше солдат, чем в первую волну.
Эта информация мигом разнеслась по всем украинским СМИ, и конечно, попала в российскую новостную ленту сети. Надо отметить, что украинские спецслужбы неоднократно распространяли недостоверную информацию, выдавая ее за правдивую, подтверждая свои слова тем, что якобы, такие сведения получены из официальных источников.
Между тем говорить об украинской мобилизации на Украине строго запрещено. Там военкоматы продолжают ходить по домам, вручать повестки, что вызывает много вопросов у простых граждан. Если ВСУ «побеждают» и не несут потерь, так почему же мобилизационные мероприятия продолжаются?
Украинские власти предпочитают не отвечать на эти вопросы, перебрасывая внимание населения на другие новости, например, на то, что ВС РФ «несут сокрушительные потери», поэтому уже в середине января России придется возобновлять мобилизацию.
Правила оформления и заполнения
Несмотря на официальную отмену, большинство руководителей, бухгалтеров и кадровиков продолжают использовать привычные формы, поскольку считают их удобными. Если и в вашей организации на вопрос, нужны ли сейчас командировочные удостоверения в пределах региона или страны, ответили утвердительно, вам понадобится зафиксировать основные правила заполнения этого бланка.
Форма Т-10 состоит из лицевой и оборотной сторон и заполняется в несколько этапов.
При оформлении поездки сначала заполняют лицевую сторону, где указывают:
- название компании-работодателя;
- номер и дату приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку;
- информацию о работнике (Ф. И. О., табельный номер, должность, подразделение);
- место, куда направляется сотрудник (страна, область, город и название организации);
- цель и длительность поездки.
Внизу отведено место для указания:
- дат начала и окончания поездки;
- номера документа, подтверждающего личность сотрудника.
Лицевая сторона заверяется подписью руководителя и печатью компании.
Оставшиеся сведения указываются на оборотной стороне и заполняются в процессе командировки:
- дата убытия из отправляющей организации и ее наименование;
- должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью организации-работодателя;
- дата прибытия в принимающую организацию и ее наименование;
- должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью принимающей организации;
- дата убытия из принимающей организации, заверенная соответствующим образом;
- дата прибытия в отправляющую организацию, заверенная соответствующим образом.
Кем и кому выписывается документ для командировки?
Выписать данный документ может любое подразделение организации, где непосредственно работает командируемый сотрудник, но в случае наличия службы персонала наилучшим вариантом будет, если именно она оформит это удостоверение. Основным условием является подпись руководителя предприятия, а также его печать.
Данный документ оформляется в одном экземпляре, выдается на руки работнику организации и заполняется на предприятиях, куда направляется сотрудник.
По возвращению из командировки работник организации сдает служащему бухгалтерии командировочное удостоверение, прикрепляя к нему все финансовые отчеты, в том числе транспортные, и после этого будет произведен расчет расходов. Суточные расходы в каждой организации разные, но не могут быть ниже установленного уровня.
Нужно ли отчитываться по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту?
Прежде всего, стоит отметить, что никто не запрещает использование для целей оплаты расходов предприятия (предпринимателя) через подотчетное лицо банковской карты.
Причем, деньги можно переводить как на корпоративную карту, которая открыта на предприятие, так и на личную карту самого подотчетного лица.
Только в обоих случаях, чтобы подотчетные средства не приняли за доход сотрудника, следует при переводе средств указать их целевой характер. Например, «для оплаты товаров по накладной…», или «под отчет», и т.д.
Кроме того, Указание Банка России №3210-У регламентирует только порядок работы с выданными под отчет средствами в наличной форме – монетами и банкнотами в валюте РФ (п.1 Указания №3210-У). И не касается безналичных расчетов.
Поэтому предприятие само решает вопрос об отчетности по подотчетным средствам, переведенным на банковскую карту. И лучше всего, если следовать порядку, который установлен для наличной формы подотчетных денег.
Т.е. нужно обязать сотрудников в случае безналичного получения ими средств под отчет сдавать в определенные сроки авансовый отчет. Это решение стоит сразу прописать, например, в Положении о подотчетных лицах.
Суточные расходы в командировке
Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Однако некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.
Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Так, например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.
Отметим, что ст. 168 Трудового кодекса «Командировки» оплату (ее размеры) не ограничивает. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.
О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2021 году».
Длительность служебных поездок
Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.
Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.
Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.
Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.
В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.
Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.
Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.
Упразднено командировочное удостоверение
Прежде всего, из названных постановлений Правительства РФ (№ 749 и № 812) исключено упоминание о командировочном удостоверении. Напомним: ранее оно считалось обязательным при командировках внутри страны, а также при направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Важно
Теперь при любых загранкомандировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
Командировочное удостоверение подтверждало срок пребывания в командировке, который исчислялся от даты приезда в пункт назначения до даты выезда из него. В целях определения суточных к этому сроку приплюсовывалось время в пути.
Отмена командировочного удостоверения означает, что время в пути приравнивается к выполнению работником трудовой функции. Ведь период пребывания в организации, куда командирован работник, теперь специально не обособляется (день прибытия и день убытия не фиксируются). Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении из служебной командировки.
Правда, разработчики комментируемого постановления не озаботились тем, что в пункте 11 (абз. 3) Постановления № 749 время нахождения в командировке и время проезда по-прежнему разделены… По мнению автора, в корректировке нуждается и эта формулировка.
Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:
- причины командировки;
- задачи, решить которые должен командированный сотрудник.
Бывают ситуации, когда этот служебный документ составляет непосредственно сам работник. К таковым относят:
- использование в период деловой поездки личного, служебного или арендованного автомобиля;
- отсутствие у сотрудника бумаг, подтверждающих трату выделенных средств.
В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.
Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?
Согласно п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:
1) суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути);
2) расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или ГСМ);
3) расходы по съему жилья.
Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования.
Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п.
Однако, если работодатель желает отнести в дальнейшем эти расходы на вычет по КПН, следует знать, что существуют ограничения по сумме суточных, которую можно относить на вычет.
Так, если командировка в пределах Казахстана, то на вычет можно отнести не более 6 МРП за каждые сутки. Если командировка зарубежная – не более 8 МРП в сутки (пп.2 п.2 ст.319 НК РК).
В большинстве случаев работодатели предпочитают ориентироваться на эти лимиты при выплате работнику суточных. Но не будет нарушением выплатить работнику меньше или больше. Однако, следует знать, что если выплатить больше, с разницы придется уплатить дополнительные налоги.
Важно! Если сумма суточных превышает 6 или 8 МРП в сутки соответственно, то превышение признается доходом работника и облагается ИПН у источника выплаты и иными зарплатными налогами и отчислениями.
По расходам на билеты и проживание законодательных ограничений нет. Единственное требование – все расходы по факту их понесения должны быть подтверждены документально (посадочным талоном, фискальным чеком, счетом-фактурой от отеля, договором аренды квартиры и т.д.).
По возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет по установленной форме и приложить к нему подтверждающие документы. Форма авансового отчета утверждена приказом Минфина №562 от 20.12.2012 г. «Об утверждении форм первичных учетных документов».
Остаток денег (при наличии) он обязан вернуть в кассу организации. Если есть обоснованный перерасход, то работодатель может компенсировать работнику понесенные расходы.
Суточные работнику перечисляются на карту или выдаются наличными из кассы. Расходы на оплату проезда и проживания либо оплачиваются со счета организации, либо также деньги перечисляются работнику, чтобы он купил билеты и оплатил проживание самостоятельно.
Какую форму использовать
Каждый работодатель самостоятельно решает, обязательно или нет командировочное удостоверение для направления работника в поездку, и определяет, какой бланк для этого использовать. Многие компании продолжают применять унифицированный бланк Т-10, утвержденный постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004. Он помогает официально зафиксировать факт, цель и обоснованность командировки. До недавнего времени эта форма была обязательной, и делопроизводители продолжают пользоваться стандартным бланком по привычке, опасаясь столкнуться с трудностями при подтверждении командировок. Но унифицированная форма Т-10 носит рекомендательный характер, поэтому компания вправе разработать собственную форму, упростить или дополнить рекомендованный бланк.
В любом случае, если в организации решено использовать для внутреннего документооборота удостоверения (неважно, стандартной или разработанной самостоятельно формы), этот факт необходимо закрепить в локальных нормативных актах. Важно проинформировать сотрудников, кто пользуется командировочным удостоверением, обязательно ли его предъявлять вместе с документами, подтверждающими расходы, как его правильно заполнять и проверять перед сдачей, какие наступят последствия за отказ соблюдать внутренние правила.
ВАЖНО!
В связи с активным переходом на электронный документооборот в организациях интересуются, можно ли предъявлять командировочное удостоверение в электронном виде и как все правильно оформить в таком случае. На наш взгляд, такой документ следует оформлять на бумаге, иначе с заполнением у принимающих сторон могут возникнуть сложности. Если же контролировать факт нахождения работника по определенному адресу необходимо, но хочется избежать оформления бумаг, присмотритесь к мобильным приложениям с такими функциями. Они станут достойной заменой необязательным сейчас командировочным удостоверениям.
Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:
- причины командировки;
- задачи, решить которые должен командированный сотрудник.
Сопутствующие документы
Командировочное удостоверение может оформляться вместе с такими сопутствующими документами:
- Служебное задание — по новым правилам это бланк составляется на усмотрение руководства. Субъекты бизнеса часто его используют, чтобы отразить для работников задачи, которые они должны решить в данной поездке.
- Отчет по проделанной работе — его следует применять, когда служебное задание не используется. В нем командируемый сотрудник описывает, что именно он делал в служебной поездке.
- Авансовый отчет (Форма АО1) — в нем работник, вернувшись из командировки отражает произведенные расходы. Все они указываются по предоставленным подтверждающим документам, которые идут в качестве приложения к авансовому отчету.
- Счета и квитанции, договор найма — они выдаются работнику во время командировки при найме жилья для подтверждения потраченных им сумм на гостиницы.
- Билеты, страховые полиса и т. д. – они используются в качестве подтверждения транспортных расходов командируемого. Сюда же можно включить посадочные талоны, квитанции за белье, чеки и квитанции за квитанции и т. д.
- Прочие документы, которыми подтверждаются произведенные работником иные расходы в командировке. Например, квитанции за хранение, квитанции за услуги связи.
- Служебная записка, составленная работником при возвращении с приложенными к ней чеками на топливо. Ее составляют в основном при использовании в поездке личного или служебного транспорта.
- Служебная записка, составляемая сотрудником на расходы, на которые у него отсутствует подтверждающие документы — на проезд, на проживание и т.д.
Упразднено командировочное удостоверение
Прежде всего, из названных постановлений Правительства РФ (№ 749 и № 812) исключено упоминание о командировочном удостоверении. Напомним: ранее оно считалось обязательным при командировках внутри страны, а также при направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Важно
Теперь при любых загранкомандировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
Командировочное удостоверение подтверждало срок пребывания в командировке, который исчислялся от даты приезда в пункт назначения до даты выезда из него. В целях определения суточных к этому сроку приплюсовывалось время в пути.
Отмена командировочного удостоверения означает, что время в пути приравнивается к выполнению работником трудовой функции. Ведь период пребывания в организации, куда командирован работник, теперь специально не обособляется (день прибытия и день убытия не фиксируются). Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении из служебной командировки.
Обязательные документы
Согласно ныне действующим законам, оформление командировки начинается с принятия руководством соответствующего решения и документального его оформления в виде приказа, содержащего следующие обязательные пункты:
- Наименование документа, его номер и дата издания.
- Наименование предприятия, издавшего документ.
- Личные данные командируемого, его должность.
- Пункт назначения командировочной поездки.
- Дата начала и продолжительность командировки.
- Цель поездки, служебное задание.
- Способ передвижения командируемого (личный, служебный или общественный транспорт).
- Указание лица или организации, несущей расходы на командировку.